Requisitos de cumplimiento VeriFactu para tu sistema de facturación
Lista clara de lo que la norma exige a un software de facturación conforme: integridad, huella, QR, registro, trazabilidad y conservación.
No hablamos de marcas, hablamos de condiciones. Estos son los requisitos que debe cumplir cualquier sistema de facturación afectado por el marco VeriFactu.
Qué espera VeriFactu de tu sistema de facturación
Garantizar integridad e inalterabilidad sin rastro de las facturas.
Generar y conservar una huella digital única por factura.
Incluir un código QR verificable en los documentos.
Mantener un registro trazable de todas las facturas y eventos.
Conservar y poder acceder a esa información durante años.
Ofrecer transparencia y evidencias ante AEAT, auditores o asesores.
Requisitos generales de los sistemas de facturación
| Requisito | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Integridad e inalterabilidad | No se pueden borrar o modificar facturas sin que quede rastro. Las rectificaciones se hacen con nuevas facturas, no tocando las anteriores. |
| Trazabilidad | Debe poder reconstruirse la historia de cada factura: emisión, cambios, envíos, errores. |
| Conservación | Los datos se guardan durante el plazo legal sin pérdida ni alteración, y se pueden recuperar cuando sea necesario. |
| Accesibilidad y legibilidad | La información debe poder extraerse y entenderse; no basta con almacenarla en bruto. |
| Registro de eventos | Cada operación relevante (emisión, modificación, envío, error) queda registrada con fecha y hora. |
Importante: Estos requisitos aplican aunque no estés enviando registros a la AEAT en tiempo real.
Requisitos específicos de los sistemas VeriFactu
Además de los requisitos generales, los sistemas VeriFactu añaden condiciones concretas relacionadas con huella, QR y registro técnico.
Huella digital (hash)
Un código único generado a partir de los datos de la factura. Cambia si cambia la factura y debe conservarse como referencia técnica.
Código QR VeriFactu
Se incluye en la factura (por ejemplo, en el PDF) y permite verificar la información asociada a la misma.
Registro y, en su caso, envío a AEAT
El sistema mantiene un registro técnico de las facturas y, si envía a AEAT, lo hace de forma estructurada, con acuse de recibo y control de errores.
Transparencia, evidencias y papel del proveedor
Cumplir no es solo decir 'soy conforme', es poder demostrarlo. Un sistema alineado con VeriFactu debe documentar cómo cumple, proporcionar evidencias técnicas y poder ser auditado.
Documentación pública de cómo se implementan los requisitos.
Evidencias técnicas: logs, trazas, ejemplos de facturas y registros.
Posibilidad de auditorías externas que confirmen la conformidad real.
Qué significa 'cumplir' en la práctica
En el día a día de una tienda o empresa, cumplir con los requisitos de VeriFactu implica emitir facturas con controles técnicos incorporados, no poder borrar rastros de lo que ocurre y ser capaz de explicarlo y demostrarlo ante tu asesor, un auditor o la AEAT.
Cada factura se emite con huella, QR y registro asociados.
El sistema no permite eliminar la historia de lo sucedido.
Puedes extraer y compartir evidencias cuando sea necesario.
No dependes de procesos manuales para lograr esta trazabilidad.
Transmisión a la AEAT: Si tu sistema, además, transmite registros a la AEAT, también debe demostrar qué se envió, cuándo, qué respondió la AEAT y cómo gestiona los errores.